Jak zapanować nad swoją skrzynką mailową

Wyobraź sobie, że zaczynasz pracę lub sprawdzasz swoją prywatną skrzynkę mailową a tam… ład i porządek! Maile przychodzą, a Ty dokładnie wiesz, który jest najważniejszy i wymaga Twojej uwagi w pierwszej kolejności. Niemożliwe? Możliwe! Przeczytaj 7 wskazówek, które pozwolą Ci zapanować nad swoją skrzynką mailową, oszczędzając czas i nerwy.

1. Inbox zero

To rozwiązanie, od którego musisz rozpocząć swoją przygodę z utrzymaniem porządku na skrzynce mailowej. Dzięki niemu całkowicie zmienisz podejście do zarządzania otrzymywanymi wiadomościami. Jak sama nazwa wskazuje, Twoim zadaniem jest doprowadzenie skrzynki do poziomu zero, tak by wyczyścić ją faktycznie do końca, jak najmniejszym nakładem pracy!

Na początku musisz skupić się na prawidłowym segregowaniu wiadomości poprzez przenoszenie ich do odpowiednich folderów, nadawanie im etykiet, usuwanie czy też archiwizowanie. Jeśli jeszcze tego nie robisz – zacznij jak najszybciej!

2. Do kosza!

Wchodząc na skrzynkę, czasem od razu rzucają nam się w oczy maile, które nadają się tylko do usunięcia. Z reklam i newsletterów, których już od dłuższego czasu nie korzystasz, koniecznie zrezygnuj. Po co? Złota i prosta rada! Kasuj wszystko, co nie wymaga od Ciebie podjęcia jakichkolwiek działań ani nie zawiera informacji, które będą ważne w przyszłości.

a_skrzynka_mailowa_LR_graf.jpg

3. Zrób to od ręki!

„Jeśli czynność, którą chcesz wykonać, zajmie Ci 2 minuty lub mniej, zrób to od razu” – znasz to? Jeśli nie – zapamiętaj! Więc kiedy natkniesz się na maila lub zadanie, które zajmie Ci maksymalnie 2 minuty – nie czekaj, działaj!

4. Zostaw na później

Są jednak maile, które wymagają od Ciebie więcej zaangażowania i podjęcia działań. W związku z tym dodaj do swojej skrzynki mailowej folder pt. “Lista zadań/Do zrobienia” i przeciągaj tam rzeczy/maile do zrobienia w innym terminie. Ułatwi Ci to planowanie działań na najbliższy czas.

5. Archiwizuj

Niektórzy boją się archiwizować wiadomości z obawy przed ich utratą. Należy jednak pamiętać, że archiwizacja nie oznacza trwałego usunięcia wiadomości. Mail w dalszym ciągu jest dostępny na Twojej skrzynce, ale nie zaśmieca już widoku głównego. Możesz go spokojnie wyszukać, gdy będzie taka potrzeba.

6. Twórz katalogi i podkatalogi

Bardzo dobrym sposobem na uporządkowanie maili jest tworzenie katalogów, do których będą trafiały wiadomości. Pozwoli Ci to na szybkie odszukanie potrzebnego maila i dzielenie wiadomości tematycznie lub ze względu na nadawcę.

7. Ustawiaj reguły i filtry

Tworzenie reguł i filtrów polega na ustaleniu warunków, jakie musi spełnić dany mail, aby została wykonana określona czynność z nim związana. Reguły i filtry pozwolą Ci automatycznie m.in.

  • przenosić maile do wybranych katalogów,
  • oznaczać maile jako przeczytane,
  • nadawać im priorytet, etykietę lub flagę,
  • wysyłać np. automatyczną informację zwrotną,
  • usuwać niechciane maile.
Zacznij działać już od dziś!


Interesuje Cię ta tematyka? Przeczytaj również:

Najbardziej aktualne artykuły:
x

Ta strona wykorzystuje pliki cookies. Za ich pomocą zbierane są informacje, które mogą stanowić dane osobowe. Wykorzystujemy je m.in. w celach statystycznych i funkcjonalnych. Korzystając z serwisu bez zmiany konfiguracji przeglądarki, wyrażasz zgodę na zapisanie plików cookies w pamięci Twojego urządzenia. Możesz samodzielnie zarządzać cookies zmieniając odpowiednio ustawienia w Twojej przeglądarce. Więcej informacji o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych oraz przysługujących Ci prawach znajdziesz w Polityce prywatności.