Ile wiadomości e-mail wysyłasz każdego dnia? Kilka, kilkadziesiąt, setkę… Czy pisząc je, pamiętasz o podstawowych zasadach poprawności językowej? Nie można o nich zapomnieć szczególnie w korespondencji elektronicznej, która ma charakter formalny. Skorzystaj z naszego krótkiego poradnika i dowiedz się, jakich błędów unikać, pisząc e-mail.

Poprawny tytuł e-maila

Temat e-mail to istotna rzecz i nie warto go pomijać. Nie tylko pomaga porządkować skrzynkę odbiorczą, ale także jest wyrazem szacunku dla adresata naszej korespondencji. Dzięki prawidłowo zatytułowanej wiadomości mamy większą pewność, że osoba, do której wysyłamy e-mail, otworzy naszą wiadomość, a także w razie potrzeby szybciej ją odszuka. Temat wiadomości powinien zawierać możliwie najkrótsze streszczenie tego, co znajduje się w treści.

Jak rozpocząć wiadomość e-mail

Każdą wiadomość należy zacząć od przywitania. Unikaj jednak formy ,,Witam'' – to jeden z najczęściej popełnianych błędów w korespondencji, nie tylko mailowej. Wyrażenie ,,witam'' należy do słownictwa potocznego, które stosuje się zazwyczaj w mowie, nie w piśmie. Ponadto sugeruje ono podrzędność odbiorcy. W zależności od stopnia formalności korespondencji powinniśmy zacząć od zwrotów:

• ,,Szanowna Pani/Szanowny Panie", ,,Dzień dobry'' – gdy mail jest bardziej formalny.
• ,,Cześć” lub ,,Hej'', gdy wiadomość jest mniej oficjalna.

Pamiętaj, żeby zwrot powitalny zakończyć przecinkiem, unikaj wykrzykników i kropek. Treść właściwa maila po powitaniu zakończonym przecinkiem powinna zaczynać się od małej litery.

Jak napisać treść e-maila

Mail oficjalny powinien być możliwie jak najkrótszy, a przekazywana treść powinna zawierać najważniejsze informacje. Pamiętaj więc, aby:

• pisać konkretnie,
• stosować krótkie zdania,
• unikać ogólnych stwierdzeń.

Jeśli masz do przekazania odbiorcy kilka informacji jednocześnie, warto je wypunktować. Dla przejrzystości treści można niektóre fragmenty również wyróżnić, używając podkreślenia lub pogrubienia.

Czego unikać w e-mailu

Emotikony – czyli znaki graficzne ułatwiające komunikację i wyrażanie emocji w wiadomościach z bliskimi osobami i SMS-ach. W oficjalnych mailach powinniśmy ich jednak unikać.

Skróty. To kolejna kwestia, której powinniśmy wystrzegać się w naszych służbowych mailach. Użyte skróty mogą być niezrozumiałe lub niejednoznaczne dla naszego odbiorcy.

Pozdrowienie. Utarło się, że na końcu maila zwykle pozdrawiamy swojego odbiorcę – i nie ma w tym nic złego. O czym jednak należy pamiętać? Po wyrażeniu ,,pozdrawiam'' nie powinniśmy stawiać przecinka!

Prawidłowo więc będzie zakończyć naszą wiadomość:

Pozdrawiam
Jan Kowalski

a nie:

Pozdrawiam,
Jan Kowalski

W oficjalnych mailach warto się jednak pokusić o bardziej oficjalny zwrot, np. ,,z poważaniem'' lub “z wyrazami szacunku''. Pamiętaj – po nim również nie stawiamy znaków interpunkcyjnych.