Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz pracę z modułem Oddziały przedszkolne*, czy masz już w niej doświadczenie, w poniższym artykule znajdziesz informacje, które usprawnią Twoją pracę. Dowiesz się, jakie kroki należy wykonać na początku, aby poprawnie wprowadzić wszystkie dane, jak stworzyć strukturę przedszkolną, dodać grupy przedszkolne i dane poszczególnych przedszkolaków, a także stworzyć ramowy plan dnia. Dla bardziej zaawansowanych użytkowników zaprezentujemy nowe funkcje – odnotowywanie dłuższej absencji podopiecznych oraz nadawanie uprawnień użytkownikom.

Jak rozpocząć tworzenie struktury przedszkolnej

W pierwszej kolejności w systemie Synergia należy dodać nową jednostkę przedszkolną, wybierając Organizacja szkoły → Jednostki → Jednostki przedszkolne → Dodaj.

UWAGA! Nie zalecamy dodawania więcej niż jednej jednostki przedszkolnej, jeśli w ramach szkoły działa jedno przedszkole z kilkoma oddziałami przedszkolnymi. Dodanie dwóch lub więcej jednostek, jeśli rzeczywiście nie są one odrębnymi jednostkami administracyjnymi, może spowodować utrudnienia m.in. podczas przenoszenia przedszkolaków między grupami.

W kolejnym kroku należy przejść do procesu dodania grup przedszkolnych poprzez wybranie Organizacja szkoły → Klasy → Grupy przedszkolne → Dodaj.

Wyświetlony zostanie formularz dodawania grupy przedszkolnej. Co ważne w przypadku oddziałów przedszkolnych, na tym etapie grupie przedszkolnej można przypisać więcej niż jednego wychowawcę.

Następnie należy dodać przedszkolaków poprzez wybranie: Organizacja szkoły → Uczniowie → Przedszkolaki → Dodaj.

W tym kroku należy dodać wszystkie dzieci, które w nowym roku szkolnym będą należały do grup przedszkolnych. Import danych przedszkolaków z pliku SOU nie jest możliwy, więc dane należy wprowadzić ręcznie, przez formularz Dodawanie przedszkolaka.

Po kliknięciu w przycisk “Dodaj”, pojawi się formularz dodawania przedszkolaka, który należy wypełnić dla każdego dziecka.

Na koniec pozostaje jeszcze utworzenie dodatkowych kont rodziców i opiekunów. W przypadku przedszkolaka, tak samo jak w przypadku ucznia, na początku procesu zostaje dodane jedno konto rodzica. Aby dodać drugie konto rodzica lub opiekuna, należy przejść do widoku Organizacja szkoły → Zarządzaj użytkownikami → Rodzice przedszkolaków/przedszkolaki. Następnie obok nazwiska dziecka wybrać opcję Zarządzaj hasłami → Dodaj konto rodzica lub Dodaj konto opiekuna. Po wpisaniu danych rodzica/opiekuna i kliknięciu “Tak” nowe konto zostanie dodane do systemu wraz z odpowiednimi danymi dostępowymi.

Jak stworzyć ramowy plan dnia

Aby stworzyć Ramowy plan dnia, wybierz w menu modułu Oddziały przedszkolne pozycję “Ramowy plan dnia”, a następnie kliknij “Dodaj”. Poprosimy Cię o uzupełnienie następujących pól:

• nazwa planu – pozwala ona odróżnić dany plan od innych planów dnia,

• plan dla grup – wskaż grupę przedszkolną, w której dodawany ramowy plan zajęć będzie obowiązywać,

• punkty ramowego planu dnia – wybierz nazwę dla poszczególnych aktywności, przypisz im odpowiedni przedział czasowy i ewentualnie dodaj krótki opis.

UWAGA! Pomiędzy kolejnymi aktywnościami, dodanymi z poziomu widoku ramowego planu dnia, nie mogą występować przerwy, a także zakresy godzin poszczególnych aktywności muszą być unikalne. Nie można wprowadzić dwóch punktów, które obowiązują w tych samych zakresach czasowych bądź częściowo pokrywają się ze sobą (ich zakresy godzinowe “zachodzą” na siebie).

Wprowadzony i przypisany do grupy ramowy plan dnia jest widoczny od razu po jego zapisaniu na kontach systemu Synergia przedszkolaków i ich rodziców/opiekunów.

Szczegółowe informacje o tworzeniu ramowego planu dnia znajdziesz w Pomocy (Pomoc – Oddziały przedszkolne – Ramowy plan dnia).

Jak dodać plan zajęć

W widoku Plan zajęć możesz zobaczyć oraz dodać zajęcia dydaktyczno-wychowawcze i/lub opiekuńcze odbywające się w poszczególne dni tygodnia, a także określić, które przedszkolaki powinny na nie uczęszczać.

UWAGA! Przed wprowadzeniem planu zajęć wymagane jest dodanie poszczególnych zajęć z poziomu widoku Słownik zajęć.

W widoku Plan zajęć, nad tabelą po prawej, zwróć uwagę na dwie funkcje:

• filtry, które umożliwiają ograniczenie wyświetlanych zajęć do wybranego nauczyciela, nazwy i/lub rodzaju zajęć, a także grupy przedszkolnej,

• przycisk Dodaj, który umożliwia dodanie wpisu do planu zajęć.

Jak szybko dodać zajęcia do planu? W jaki sposób bezbłędnie wypełnić wszystkie pola dotyczące nowych pozycji? Szczegółowe informacje znajdziesz w Pomocy (Pomoc – Oddziały przedszkolne – Plan zajęć).

Wykaz uczęszczania – do czego służy?

Wykaz uczęszczania umożliwia Ci odnotowanie, wyświetlenie, a także zarządzanie frekwencją dla poszczególnych przedszkolaków. W widocznej tabeli, oprócz imienia i nazwiska przedszkolaka oraz daty, zobaczysz także grupę przedszkolną, do której należą poszczególne dzieci oraz oznaczenie stanu frekwencji.

Możesz skorzystać z czterech oznaczeń stanu frekwencji:

• nieoznaczony – jeżeli frekwencja nie została jeszcze sprawdzona,

• zarejestrowano – jeżeli zarejestrowano godzinę przyjścia, ale przedszkolak nie został jeszcze wyrejestrowany,

• wyrejestrowano – jeżeli zarejestrowano zarówno godzinę przyjścia, jak i godzinę wyjścia przedszkolaka,

• nieobecny – jeżeli zarejestrowano nieobecność przedszkolaka.

Frekwencję możesz zarejestrować na dwa sposoby:

• pojedynczo – korzystając przy każdym przedszkolaku z odpowiedniej opcji w kolumnie Akcje,

• seryjnie – zaznaczając poszczególnych przedszkolaków, przy pomocy ikony znajdującej się po lewej stronie ich imienia i nazwiska, a następnie korzystając z odpowiedniej opcji w prawym górnym rogu widoku.

Szczegółowe informacje wraz z praktycznymi wskazówkami i poradami na temat sposobów odnotowywania frekwencji przedszkolaków w LIBRUS Synergia znajdziesz w Pomocy (Pomoc – Oddziały przedszkolne – Wykaz uczęszczania).

Jak odnotować dłuższą nieobecność przedszkolaka

Widok Nieobecności przedszkolaków zawiera listę okresów absencji poszczególnych przedszkolaków wraz z informacją o grupie przedszkolnej, do której dane dziecko należy. Za jego pomocą możesz odnotować okres dłuższej nieobecności poszczególnych podopiecznych.

Aby dodać okres nieobecności, skorzystaj z opcji Dodaj, wskaż konkretnych przedszkolaków oraz wprowadź datę rozpoczęcia oraz zakończenia absencji.

UWAGA! Domyślnie wyświetlane są nieobecności wszystkich przedszkolaków w zakresie bieżącego tygodnia. Aby wyświetlić nieobecności z innego okresu, skorzystaj z opcji Filtry.
Szczegółowe informacje dotyczące wprowadzania nieobecności przedszkolaków w LIBRUS Synergia znajdziesz w Pomocy (Pomoc – Oddziały przedszkolne – Nieobecności przedszkolaków)

Nadawanie uprawnień do Oddziałów przedszkolnych

Z poziomu kont administratora oraz dyrektora dostępny jest widok Uprawnienia dodatkowe, za pomocą którego można nadać nauczycielom następujące uprawnienia:

• zarządzanie ramowym planem dnia - podgląd, dodawanie, edycja oraz usuwanie ramowych planów dnia dla wszystkich grup przedszkolnych,

• zarządzanie słownikiem zajęć - podgląd, dodawanie, edycja oraz usuwanie wpisów dotyczących zajęć przedszkolnych,

• zarządzanie planem zajęć - podgląd, dodawanie, edycja oraz usuwanie zajęć z poziomu widoku Planu zajęć dla wszystkich grup przedszkolnych,

• zarządzanie godzinami przyjścia i wyjścia - podgląd, dodawanie, edycja oraz usuwanie godzin przyjścia i wyjścia dzieci ze wszystkich grup przedszkolnych,

• zarządzanie nieobecnościami - podgląd, dodawanie, edycja oraz usuwanie nieobecności dzieci ze wszystkich grup przedszkolnych,

• zarządzanie opiekunami prawnymi - podgląd, dodawanie, edycja oraz usuwanie opiekunów prawnych wszystkich przedszkolaków aktualnie dodanych w systemie.
  
  
• zarządzanie osobami upoważnionymi do odbioru dziecka - podgląd, dodawanie, edycja oraz usuwanie osób upoważnionych do odbioru dziecka w ramach wszystkich przedszkolaków aktualnie dodanych w systemie.

UWAGA! Domyślnie nauczyciele (niebędący wychowawcami żadnej grupy przedszkolnej) nie mają uprawnień do rejestrowania i wyrejestrowania przedszkolaków. Jeżeli takie osoby powinny mieć powyższą możliwość, należy nadać dla nich uprawnienie o nazwie Zarządzanie godzinami przyjścia i wyjścia.

Szczegółowe informacje dotyczące nadawania uprawnień dla modułu Oddziały przedszkolne znajdziesz w Pomocy (Pomoc – Oddziały przedszkolne – Uprawnienia dodatkowe)

Szkolenia - wsparcie w codziennej pracy

Potrzebujesz więcej informacji? Skorzystaj z doświadczenia naszych certyfikowanych trenerów Synergii, którzy przedstawią Ci praktyczne rozwiązania związane z wykorzystaniem modułów systemu Synergia w pracy szkoły.

Wybierz dogodną formę szkolenia: w Twojej placówce oświatowej lub on-line z wykorzystaniem profesjonalnej platformy wideokonferencyjnej.

Zapraszamy do kontaktu! szkolenia@librus.pl, tel.: 32 350 85 85, wew. 4.



* Rozwiązanie dostępne w systemie Synergia w wariantach Systema i Altum.
** Aplikacja Librus oferowana jest w 2 wariantach: podstawowym oraz Mobilne dodatki, które różnią się zakresem funkcji. Szczegółowa lista funkcji znajduje się na stronie aplikacji mobilnej. Działanie poszczególnych funkcji aplikacji Librus (niezależnie od wariantu) może być uzależnione od ich wykorzystania przez szkołę.