Jeśli na co dzień pracujesz z modułem Oddziały przedszkolne, podpowiadamy, jak przygotować się do sierpniowej aktualizacji systemu Synergia. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, co oznacza dla Twojej placówki przerwa techniczna, jak korzystać z modułu Oddziały przedszkolne w wakacje i o czym warto pamiętać, by mieć pewność, że wszystkie dane zostały wprowadzone prawidłowo.

Wakacyjna przerwa techniczna

W czasie trwającej od 31 lipca do 6 sierpnia br. wakacyjnej przerwy technicznej system LIBRUS Synergia, w tym moduł Oddziały przedszkolne, zostanie zaktualizowany i przygotowany do nowego roku szkolnego. W czasie trwania prac serwis będzie niedostępny zarówno dla pracowników szkół i przedszkoli, jak i rodziców oraz uczniów.

Nie znaczy to jednak, że w systemie pojawią się braki, a pierwszy tydzień sierpnia nie zostanie uwzględniony w dziennikach zajęć. Brakujące dane za ww. 7 dni będzie można uzupełnić po wznowieniu pracy Synergii. Przez resztę wakacji (lipiec i sierpień) prowadzenie dokumentacji oddziałów przedszkolnych będzie możliwe na bieżąco.

Dokumentowanie zajęć w wakacje

Zajęcia prowadzone w lipcu rejestruj jak do tej pory, w roku szkolnym 22/23. Uzupełnienie ewentualnych braków w dokumentacji z tego okresu będzie możliwe po przerwie technicznej w panelu Edycji danych z roku szkolnego 2022/2023.

W pierwszym tygodniu sierpnia prowadzenie dokumentacji zajęć nie będzie możliwe ze względów technicznych. Brakujące dane z tego okresu możesz uzupełnić po zakończeniu przerwy technicznej w panelu Edycji danych z roku szkolnego 2022/2023.

Dokumentowanie zajęć z pozostałych tygodni sierpnia również będzie odbywało się w panelu Edycji danych z roku szkolnego 2022/2023.

W Edycji danych za rok 2022/2023 będzie możliwość:

• dodawania realizacji zajęć przedszkolnych,
• dodawania frekwencji (godziny przyjścia i wyjścia),
• odnotowania absencji przedszkolaka,
• uzupełnienia planu zajęć i ramowego planu dnia,
• zarządzania zastępstwami oddziałów przedszkolnych,
• korzystania z modułu Dzienniki zajęć dodatkowych (DZD) w kontekście zajęć organizowanych dla przedszkolaków,
• wyeksportowania dziennika grup przedszkolnych za rok 22/23.

Dane, które musisz wprowadzić w lipcu

Do Twojej placówki w sierpniu dołączą nowi nauczyciele? Powstaną nowe grupy przedszkolne lub do tych istniejących dołączą nowe przedszkolaki? Pamiętaj, aby wprowadzić ich dane przed przerwą techniczną. Po aktualizacji systemu nie będziesz mieć możliwości uzupełnienia tych danych w panelu Edycji danych z roku szkolnego 2022/2023.

Przed przerwą techniczną placówka musi uzupełnić dane o grupach przedszkolnych w module Oddziały Przedszkolne, na których będzie pracować w sierpniu, po przerwie technicznej.

Co w przypadku, gdy przedszkolak w sierpniu będzie uczęszczał do innej grupy niż w roku 22/23? Aby uwzględnić tę zmianę, należy przed przerwą techniczną wpisać mu okres nauczania w grupie, w której znajdzie się w sierpniu (na okres 01.08 - 31.08).

Przed przerwą techniczną uzupełnij:

• dane dzieci, które dołączają do przedszkola na okres lipca/sierpnia (tzw. dyżury wakacyjne), inaczej nie będzie możliwości uwzględnienia ich w dokumentacji za sierpień,
• dane nauczycieli, którzy rozpoczną pracę w przedszkolu od lipca lub sierpnia,
• nowe grupy przedszkolne, które będą funkcjonowały w lipcu i/lub sierpniu w ramach roku szkolnego 2022/2023.

Ważne informacje dla rodziców

Pamiętaj, aby uprzedzić o przerwie technicznej rodziców przedszkolaków, którzy w terminie 31 lipca - 6 sierpnia br. nie będą mogli korzystać z aplikacji mobilnej Librus oraz panelu rodzica/opiekuna w Synergii. Po przerwie technicznej rodzice będą mogli komunikować się z wychowawcą, nauczycielem, dyrektorem z wykorzystaniem modułu Wiadomości.

Wiadomości wysłane przed przerwą techniczną będą się znajdowały w archiwum wiadomości.

Jak przeprowadzić proces promocji przedszkolaków

Poprawna praca z systemem (na danych na rok szkolny 2023/2024) będzie możliwa dopiero po wykonaniu promocji przedszkolaków przez szkolnego administratora. Wszystkie działania związane z przygotowaniem do nowego roku szkolnego (przenoszenie przedszkolaków między grupami, przenoszenie przedszkolaków do szkoły podstawowej, wprowadzanie do systemu danych dzieci, które dołączą do przedszkola od nowego roku szkolnego) należy przeprowadzić po przerwie technicznej.

Proces promocji w oddziale przedszkolnym w kilku prostych krokach

1. Promocja uczniów - przed promocją w oddziałach przedszkolnych, należy przeprowadzić promocję w szkole, aby pierwsze klasy, do których trafią absolwenci przedszkola, nie zawierały danych żadnych uczniów.
2. Dodanie nowych grup przedszkolnych – jeśli od nowego roku szkolnego powstaną nowe grupy przedszkolne, należy je dodać przed rozpoczęciem promocji, aby w trakcie procesu promocji można było przenieść dzieci do tych grup.
3. Przejście do kreatora – kreator promocji przedszkolaków znajduje się w menu Narzędzia, poniżej Promocji uczniów i słuchaczy.
4. Po przejściu do kreatora wykonaj następujące kroki:
   • Krok 1 – przenoszenie przedszkolaków do szkoły – w tym kroku należy wybrać dzieci, które stają się uczniami i przenieść je do odpowiednich klas pierwszych szkoły podstawowej. Dane dostępowe do kont rodziców i opiekunów zostaną zachowane (konto przedszkolaka stanie się kontem ucznia).
   • Krok 2 – przypisywanie przedszkolaków do grup przedszkolnych – w tym kroku należy przypisać dzieci, które będą kontynuowały naukę w przedszkolu do grup przedszkolnych, do których będą należały w roku szkolnym 23/24. Nawet jeśli dziecko nie zmienia grupy przedszkolnej, to i tak na nowy rok szkolny należy przydzielić je do grupy.
   • Krok 3 – usuwanie absolwentów i dzieci, które nie będą kontynuowały nauki w przedszkolu – w ostatnim kroku promocji należy usunąć dzieci, które w roku szkolnym 23/24 nie będą kontynuowały nauki w placówce jako przedszkolaki ani jako uczniowie.

Pamiętaj, że usunięcie przedszkolaka wiąże się z bezpowrotną utratą jego danych oraz brakiem możliwości logowania na konta jego rodziców/opiekunów.

• Uzupełnienie danych nowych przedszkolaków – po zakończeniu procesu promocji, można wprowadzić do systemu dane przedszkolaków, którzy rozpoczynają naukę w przedszkolu od roku szkolnego 23/24.

Gdy zakończysz proces promocji przedszkolaków, sprawdź, czy stan dzieci w przedszkolu na rok szkolny 23/24 jest prawidłowy. Teraz możesz przejść do kolejnych etapów przygotowania do rozpoczęcia roku szkolnego, czyli uzupełniania planu zajęć oraz tworzenia ramowego planu dnia.