Poprzednim razem zastanawialiśmy się nad tym, czy odpowiedzią na niedogodności i bolączki związane z komunikacja zdalną i nauczaniem na odległość może być prosty język. W związku z tym dzisiaj przyszedł czas na pytanie o to, jak zasady prostego języka wdrożyć w praktykę. Jak pisać, a czego unikać, by nasza komunikacja była zgodna z tym, co oferuje prosty język? 

OLGA CZY OSKAR? 

Wyobraźmy sobie, że nadciąga huragan. Tradycja nadawania huraganom imion ma około stu lat i zwykle robi to Światowa Organizacja Meteorologiczna. Jednak teraz to my musimy nadać mu imię. Jakie byłoby lepsze – Olga czy Oskar? Czas ucieka. Trzeba szybko podjąć decyzję. Jakie imię wobec tego wybierasz? Kobiece, bo to taka długa i piękna tradycja? Przez tak wiele lat wszystkie huragany nosiły żeńskie imiona i jakoś nikomu to mocno nie przeszkadzało. A może, nieco przekornie, wprowadzając zasadę równouprawnienia także w tym obszarze, męskie?

I teraz – w zależności od tego jaką decyzję podjęliśmy – mogliśmy uratować sporo istnień ludzkich! Bowiem płeć huraganu ma znaczenie. Te kobiece przynoszą ogromne straty, a męskie zabijają najwięcej osób. Jedna z hipotez mówi o tym, że ludzie słysząc męskie imię, nie biorą zbyt serio nadciągającej katastrofy. A co za tym idzie – nie przygotowują się do niej wystarczająco solidnie. Stąd większa liczba ofiar.

To magia słów, które tworzą rzeczywistość i realnie na nią wpływają. 

POZIOMY PROSTEGO JĘZYKA

Wróćmy do zasad prostego języka, które pozwalają szybko, klarownie i komfortowo zarówno pisać, jak i czytać. Formułować teksty przystępnie i dostosować komunikat do odbiorcy i jego kompetencji językowych. Inaczej będziemy oczywiście zwracać się do ucznia 3 klasy szkoły podstawowej, a inaczej do studenta. Są jednak pewne zasady, które mają charakter uniwersalny i warto je stosować na co dzień.

O prostym języku możemy mówić na czterech poziomach:

1. treści merytorycznej,

2. struktury i wyglądu tekstu,

3. frazowania myśli,

4. relacji nadawczo-odbiorczych.

Domyślam się, że w tej chwili być może brzmi to dość abstrakcyjnie. Spieszę więc z wyjaśnieniami i przykładami. 

TREŚĆ MERYTORYCZNA, czyli o czym piszę

To, o czym mówię/piszę,  o czym faktycznie tekst jest. Wiem, jakie informacje chcę przekazać odbiorcy i jakich informacji on poszukuje. Co możemy zrobić na tym poziomie, aby ułatwić kontakt? Warto zdefiniować trudne terminy, gdy ich pierwszy raz używamy. W ramkach używać piktogramów, aby zwrócić uwagę na szczególnie istotne fragmenty. Językoznawcy nazywają to modułami asysty. Na początku tekstu nie stosujmy też spychaczy istotnych informacji, czyli pisania o pisaniu czy mówienia o mówieniu. Skoro już wysyłam maila, to nie ma potrzeby rozpoczynać go od słów „Informuję, że…”. Samo wysłanie wiadomości i jej treść jest przecież informacją.  

STRUKTURA I WYGLĄD TEKSTU, czyli o architekturze

To, jak tekst wygląda i jest zorganizowany wizualnie. Tu warto wspomnieć o power writingu, czyli efektywnym pisaniu. W latach 60-tych członkowie zarządów dużych, amerykańskich spółek – osoby przecież wykształcone, oczytane – zaczęły mieć problemy z przetwarzaniem informacji. Dziś powiedzielibyśmy, że zostały zalane spamem korporacyjnym. Asystentki tych osób wpadły na genialny pomysł, aby do każdego akapitu dodawać streszczający śródtytuł. To pozwoliło na decyzję, co czytać od razu, a co później. Czytelnikowi zostawiamy decyzję, co „skanować”, a w co się zagłębić. Używajmy więc użytecznych nagłówków, dzielmy teksty na sekcje. Śródtytuły pomagają zorientować się w całej strukturze tekstu i przyspieszają wyszukiwanie pożądanej informacji.

Możemy ponadto skorzystać z wyróżnień. Przyjmuje się, że lewa strona jest najważniejszym miejscem przekazywania informacji. Gdy czytamy w pośpiechu, na urządzeniach mobilnych – skanujemy zwykle  poszczególne wersy po lewej stronie i, jeśli coś nas zainteresuje, zanurzamy się głębiej, czyli czytamy wers do końca. Równanie do lewej jest bardziej naturalne dla procesu czytania, szczególnie czytania mobilnego.

Mała uwaga – korzystanie z wyróżnień też ma pewne granice. 

nie czyni naszego tekstu przyjaźniejszym w odbiorze. Wprowadza zaś chaos i staje się momentami barierą nie do przejścia, gdzie czytelnik nie może skupić się na treści, gdyż całą jego energię pochłania próba rozszyfrowania zapisu godnego najlepszej zagadki kryminalnej.

Ze strukturą i wyglądem tekstu jest też związana tzw. ściana płaczu – dokument zapisany drobnym maczkiem, z wąskimi marginesami, bez światła i śródtytułów. Kolejne wersy siedzą sobie niemal na głowie. Najlepiej nie zaczynać czytania bez ołówka, gdyż bardzo łatwo w takim tekście się pogubić. 

FRAZOWANIE MYŚLI, czyli o zbyt długich zdaniach

Tu z kolei najważniejsza jest budowa zdania  – jak długie są zdania i jak bardzo są skomplikowane. Długie, wielokrotnie złożone zdania, trudno zrozumieć i zapamiętać. Językoznawcy obliczyli, że optymalna długością zdania jest do 20 wyrazów. Zaś trudnymi słowami w języku polskim określa się wyrazy 4-sylabowe i dłuższe. Jednym ze sposobów sprawdzenia, jak trudny w odbiorze jest nasz tekst, jest obliczenie FOG, czyli mglistości języka. O tym jednak opowiem następnym razem.

Sercem każdego zdania w języku polskim jest orzeczenie, czyli forma osobowa czasownika. Te krótkie zdania szybko wpadają do pamięci podręcznej, pamięci krótkotrwałej, a tam są sprawnie przetwarzane. Istotny jest też szyk, czyli kolejność wyrazów w zdaniu. W języku polskim naturalny szyk zdania to podmiot-orzeczenie-dopełnienie - Kasia pisze o języku. Tego naturalnego szyku się trzymajmy.

RELACJE NADAWCZO-ODBIORCZE, czyli partnerstwo autora i czytelnika

Ostatni poziom dotyczy tego, jak wyraża siebie nadawca i jak w tekście traktuje odbiorcę. Jeśli piszę do swoich uczniów, we własnym imieniu, używam formy „per ja”. Gdy piszemy w imieniu np. szkoły czy instytucji, starajmy się pisać „per my”. Za szkołą stoją ludzie i piszą do innych ludzi. To świetny sposób na budowanie zaufania. Klasycznym przykładem tego, jak nie pisać w kontekście relacji, jest „Nie deptać trawników!”. Tajemnicą pozostaje, kto jest autorem (czyli zabrania) i komu tych trawników nie wolno deptać. Zawsze mnie zastanawiało, czy dotyczy to też mojego psa, który co prawda czytać nie umie, ale na trawnik zdarza mu się radośnie wbiec.

W kulturze języka od dawna – w instrukcjach, poleceniach, tekstach do szybkiego działania – używamy trybu rozkazującego. Wyobraźmy sobie, że płyniemy kajakiem. Zbliżamy się dosyć szybko (jak to w kajaku) do niskiego mostu, a tam kartka z taką oto wiadomością:

Mała szansa, że zdążymy przeczytać i uchylić głowę. Zdecydowanie lepiej, gdybyśmy zobaczyli po prostu:

Zaś w wielu sytuacjach zupełnie wystarczy:

Świetnie ujął to Steven Pinker w Pięknym stylu. Przewodniku człowieka myślącego po sztuce pisania, gdzie mówi o metaforach wizualnych, które posługują się obrazem. W kartach pracy zamiast „podaj dane” użyjmy „wpisz”, zaś „sprawdź” zastąpmy „spójrz”. Od razu wiemy, jakiego działania oczekuje od nas autor. I o to chodzi. 

I w końcu – dobre relacje z czytelnikiem to zauważanie go w swoim tekście. Zwracanie się bezpośrednio do niego i jednocześnie nazywanie siebie. To kontakt, w którym pomoże stosowanie zaimków – ja, Ty, Twój, nasz. To pytania, które pobudzają do myślenia i aktywizują czytelnika. Pamiętasz krótkie ćwiczenie na temat imion huraganów? Dzięki tym pytaniom starałam się niejako wciągnąć Cię w pewną historię i zmotywować do zajęcia stanowiska. Akurat w tym przypadku chodziło o zilustrowanie znaczenia słów, których używamy, ale przecież można zapytać, jaka kara byłaby sprawiedliwa dla Balladyny lub jak zachowa się kilogramowa cegła, gdy zrzucimy ją z 5-metrowego mostu?    

CIEMNE ZAUŁKI GRAMATYKI

Istnieją pewne obszary naszego języka powodujące, że tekst jest trudniejszy w odbiorze. Zwykle są to te konstrukcje gramatyczne, których rzadko używamy na co dzień. Pamiętajmy, że podczas zaborów język, którym państwo komunikowało się z obywatelem, nie miał szans rozwijać się w sposób naturalny. Do dziś widać to choćby w komunikacji urzędowej i choć wiele ostatnio się zmienia, to wciąż duża praca przed nami wszystkimi. 

Na co warto uważać?

• mówienie o sobie w trzeciej osobie – szkoła informuje

Zdanie rozpoczynające się od „Szkoła/instytucja/urząd informuje…” zwykle nie wróży niczego dobrego. Konstrukcje, w których mówimy o sobie w trzeciej osobie, są akceptowalne jedynie w komunikacji z dziećmi. Dzieje się tak, gdyż dzieci dopiero poznają język. Uczą się nazywać świat dookoła siebie. Stąd mama, które opowiada małemu Jaśkowi  „A teraz mamusia przygotuje Ci kaszkę”, jest jak najbardziej zrozumiała i naturalna. Pewnie z powodu uczuć, którymi darzymy nasze czworonogi, zdarza się opowiadać wpatrzonemu w nas  szczeniakowi „No już, za chwilę pani da ci obiadek”. I na tych sytuacjach poprzestańmy. Aby nie było jak w scenie z filmu „Pora umierać”, w której Danuta Szaflarska zagląda nieśmiało do gabinetu lekarskiego, zostaje zmierzona mało przyjaznym wzrokiem i słyszy: „Co się tak patrzy, niech się rozbiera!”. Warto obejrzeć – riposta godna uwagi.

• strona bierna - Bartek napisał notatkę czy notatka została napisana przez Bartka

Chyba większość polonistów spotkała się z tym pytaniem-pułapką. Zagadki jednak nie można rozwiązać, gdyż pewne czasowniki są po prostu leniwe i nie kwapią się do zmiany w imiesłowy przymiotnikowe bierne, a co za tym idzie – w stronę bierną. Nazywamy je nieprzechodnimi.

To przeniesienie punktu ciężkości z wykonawcy na czynności. Tracimy bohatera (Bartka), a zyskujemy pośrednią bohaterkę (notatkę). Gdy znamy wykonawcę czynności, nie używajmy nadmiernie strony biernej. Strona czynna to sposób na budowanie zaufania i transparentnych relacji. Nie musimy się domyślać KTO, snuć teorii i interpretować. Znamy wykonawcę, wiemy, do kogo się zwrócić z pytaniem czy wątpliwością. 

• rzeczowniki zombie – zaistnienie, wypełnienie, zrobienie

Według literaturoznawczyni Helen Sword to rzeczownik, który zabił czasownik i posługuje się jego ciałem. Włóczy się po scenie bez świadomego podmiotu, który kierowałby jego ruchem. Przeistacza pełen życia czasownik  w nieruchomy, pozbawiony życia rzeczownik. A sercem każdego zdania jest czasownik – to on niesie informacje o działaniu, akcji, zmienia rzeczywistości. Stąd zamiast „proszę o wypełnienie” – lepiej „wypełnij”. 

Gdybym miała nie stosować tych wskazówek, napisałabym być może jakoś tak - Odpowiadając na Państwa potrzeby, niniejszym pragnę poinformować, że kolejny artykuł zostanie poświęcony…

Jednak nie!

Następnym razem dowiemy się, czym jest FOG, z jakich aplikacji możemy skorzystać, aby sprawdzić mgłę swoich tekstów, podejrzymy też dobre praktyki UX designerów. Serdecznie zapraszam!






Źródła:
1. Płeć huraganu ma znaczenie - KLIK
2. Grzegorz Zarzeczny, Tomasz Piekot: Przystępność tekstów urzędowych w internecie, Wrocław 2017, s.10 - KLIK
3. Steven Pinker: Piękny styl. Przewodnik człowieka myślącego po sztuce pisania, Smak Słowa, 2015


Katarzyna Kwapińska
Magister filologii polskiej i logopedii. Ewaluatorka, ekspertka ds. funduszy UE i zarządzania projektami. Wykładowczyni Akademii Leona Koźmińskiego. Trenerka - obszary szkoleniowe - język, komunikacja, zarządzanie projektami, ewaluacja. Ponad 500 godzin na sali szkoleniowej - z przedstawicielami III sektora, biznesu, nauczycielami i dyrektorami szkół czy urzędnikami. Redaktor merytoryczny licznych publikacji adresowanych do organizacji pozarządowych. Autorka/współautorka: MODEL "IN PLUS" - budowanie trwałej relacji z beneficjentami; Budżet uczniowski. Nowy sposób aktywizacji uczniów i rad rodziców; Przedsiębiorczość w Polsce – bariery i perspektywy rozwoju, licznych artykułów i raportów ewaluacyjnych.