Dziewiąte klasy w szkole podstawowej, czasem i dziesiąte, w liceum czteroletnim klasy szóste, a może znikające po promocji klasy ósme... Poznaj 3 najczęstsze sytuacje związane z promocją uczniów i nie pozwól, aby przytrafiły się i Tobie.

Nietypowa historia nr 1

- Proszę Pana, bo ja chyba coś zepsułam.
- Ma Pani klasy dziewiąte szkoły podstawowej?
- Skąd Pan wiedział?!

Dziewiąte klasy szkoły podstawowej, czasem i dziesiąte, w liceum czteroletnim klasy szóste... Odmian jest wiele, a zgłoszeń z tym problemem jeszcze więcej. Jakie są zatem przyczyny takiej sytuacji? Najczęściej jedna z poniższych:

• nie zatwierdzono kroku 2. promocji uczniów, w trakcie którego tworzy się absolwentów z klas programowo najwyższych;

• w szkole dwie osoby, niezależnie od siebie, dokonały promocji, np. jedna w systemie e-Sekretariat, druga w LIBRUS Synergia;

• promocję przerwano na kroku np. 4., po czym w celu jej dokończenia ponownie zatwierdzono poprzednio wykonane etapy (zamiast je pominąć).

Rozwiązanie

Jeśli spotkała Cię jedna z powyższych sytuacji, wystarczy przejść do kroku Promocja klas (oczywiście pomijając wcześniejsze kroki), a następnie w tabeli po prawej stronie (Stan po promocji) Cofnąć promocję. Na przykładzie wspomnianej klasy dziewiątej szkoły podstawowej, w tabeli będzie proponowana klasa dziesiąta. W tym momencie należy dla wszystkich klas wprowadzić odpowiedni numer oddziału, jaki mieli w obecnym roku szkolnym – czyli w większości przypadków zamienić 10 na 8, analogicznie zmieniając numery dla WSZYSTKICH pozostałych klas w tabeli. Po zatwierdzeniu zmian należy wrócić do 2. kroku i przenieść uczniów, już klasy 8, do rejestru absolwentów – o ile oczywiście w danej klasie znajdują się osoby, które mają być absolwentami.
Więcej informacji na ten temat możesz znaleźć w Pomocy: Pomoc → NOWY ROK SZKOLNY - PROMOCJA . Przejrzyj również pozycję Najczęstsze pytania.

Cenne wskazówki na przyszłość

• Promocja uczniów powinna być wykonana tylko raz – albo w Synergii, albo w e-Sekretariacie;

• jeżeli zachodzi konieczność powrotu do wybranego kroku promocji, np. kroku 4., to należy skorzystać we wcześniej zatwierdzonych krokach z opcji Pomiń ten krok, aby zapobiec wielokrotnemu wykonaniu promocji;

• w razie niepoprawnego przeprowadzenia działania wystarczy ponownie przejść do kreatora promocji – poprawiając i zatwierdzając jedynie wybrane kroki kreatora.

Nietypowa historia nr 2

- Proszę Pana, bo jutro jest pierwszy września, nie mam wprowadzonego planu lekcji, a do tego Pani z sekretariatu mnie pogania, bo mówi, że nie może naboru zakończyć...

Wielu administratorów systemu Synergia czeka z promocją uczniów do zakończenia egzaminów poprawkowych lub do czasu wykonania eksportu dzienników za poprzedni rok szkolny – TO BŁĄD. Ta sytuacja najczęściej wynika z obawy przed tym, że:

• później nie będzie można wyeksportować dzienników. To nieprawda. Promocja nie ma wpływu na dane z ubiegłego roku. Eksport i edycja danych mogą być wykonane niezależnie od promocji z poziomu widoku Edycji danych za rok poprzedni, dostępnego w menu Dziennik;

• nie wiadomo, czy uczniowie zdadzą egzaminy poprawkowe. Egzaminy nie wpływają na możliwość przeprowadzenia promocji. Niezależnie od tego, czy uczeń zda egzamin czy też nie, mechanizm promocji ucznia pozostaje taki sam i można go przeprowadzić niezwłocznie po wakacyjnej przerwie technicznej.

Rozwiązanie

W kroku 3. Promocja klas należy dokonać promocji wszystkich uczniów do klas programowo wyższych, a dopiero później w kroku 6. Przenoszenie uczniów można przypisać pojedynczych uczniów do właściwych klas, np. klas programowo niższych, jeżeli nie otrzymali oni promocji. Trzeba pamiętać, że brak przeprowadzenia promocji uczniów blokuje pracę całej szkoły – nie można dodać uczniów do nowych klas pierwszych bądź zakończyć naboru w e-Sekretariacie. Nie można wydrukować legitymacji, a nauczyciele nie są w stanie przydzielić rozkładów itd.

Cenne wskazówki na przyszłość

• Promocję można i należy wykonać niezwłocznie po wakacyjnej przerwie technicznej, nie czekając na wyniki egzaminów poprawkowych;

• w kroku 6. Przenoszenie uczniów można przypisać uczniów (a także tegorocznych absolwentów) do odpowiednich klas. Przycisk umożliwiający przeniesienie ucznia znajduje się w głównym widoku Promocji ucznia.

Nietypowa historia nr 3

- Proszę Pana, nie wiem co zrobiłem, ale po promocji nie widzę w ogóle klas ósmych.

Najczęstszą przyczyną tej sytuacji jest podwójne zatwierdzenie, w kreatorze promocji, kroku 2. Tworzenie absolwentów. Zdarza się to często w szkołach, w których jest kilku administratorów i każdy z nich oddzielnie wykonał promocję. Może też być efektem wykonania promocji uczniów zarówno przez administratora w Synergii, jak również sekretarza z poziomu aplikacji e-Sekretariat.

Rozwiązanie

Przed próbą rozwiązania tej sytuacji należy koniecznie zweryfikować, przynajmniej u jednego ucznia, w jakiej klasie obecnie się znajduje, a w jakiej być powinien. W dalszej kolejności w kreatorze promocji w kroku 3. Promocja klas należy ustawić poprawną numerację dla obecnych klas. Następnie trzeba dodać brakujące klasy – w tym przypadku ósme. Potem przejść w kreatorze promocji uczniów do kroku 6. Przenoszenie uczniów oraz wybrać z tegorocznych absolwentów odpowiednich uczniów, którzy mają być przeniesieni do klas ósmych.

Czasem zdarza się, że w widoku tegorocznych absolwentów nie ma “poszukiwanych” dzieci, które należy przenieść do klas ósmych. Najczęściej oznacza to, że w kreatorze promocji w kroku 2. Tworzenie absolwentów została dla uczniów tej klasy ustawiona przyszłoroczna data ukończenia szkoły – osoba wykonująca promocję miała więc świadomość, że uczniowie danej klasy będą absolwentami dopiero za rok. Jak naprawić ten błąd? Należy:

• wejść do e-Sekretariatu i wybrać opcję Usunięci z LIBRUS Synergia (w widoku Księgi ucznia nad tabelą w wierszu Rodzaj uczniów),

• zaznaczyć wszystkich uczniów, którzy w bieżącym roku szkolnym powinni nadal uczęszczać do szkoły i kliknąć na jednego z nich PPM (prawym przyciskiem myszy),

• kliknąć opcję Zmień dane w zaznaczonych wpisach,

• w tabeli po lewej (wartości do zmiany) wybrać Datę ukończenia i przenieść ją do tabeli po prawej stronie (wartości do nadania),

• kliknąć ikonę ołówka w kolumnie Akcje i wprowadzić datę o dzień wcześniejszą niż dla tegorocznych absolwentów, np. 24.08.2023 r, zamiast 25.08.2023 r., w celu odróżnienia ich od rzeczywistych tegorocznych absolwentów. Dzięki takiemu działaniu po przejściu w kreatorze promocji uczniów do kroku 6. Przenoszenie uczniów będzie można wybrać wskazaną datę w wierszu absolwent od i łatwiej odszukać uczniów, którzy mają trafić do właściwej klasy.

Cenne wskazówki na przyszłość

• Jeżeli w szkole kilka osób posiada uprawnienia do wykonania promocji uczniów, to przed przystąpieniem do niej należy upewnić się, że promocja nie została już wykonana przez innego użytkownika (wystarczy sprawdzić przynajmniej jednego ucznia – czy jest przypisany do klasy, do której powinien uczęszczać po promocji);

• trzeba też pamiętać, że każda placówka korzystająca z LIBRUS Synergia ma dostęp do rozwiązania e-Sekretariat w wersji podstawowej, za pomocą którego również można wykonać promocję (jeżeli dla konta sekretariatu nadano wszystkie uprawnienia z tabeli).

Po wykonanej promocji resetowane są numery w dzienniku dla wszystkich uczniów. Można je nadać seryjnie w widoku Organizacja szkoły → Uczniowie. Warto mieć także na uwadze, że podczas całego procesu promocji wyświetlani są zeszłoroczni wychowawcy. Aktualnych wychowawców można przypisać dopiero po wykonaniu promocji w widoku Organizacja szkoły → Klasy.

Powodzenia podczas przeprowadzania promocji!

Szkolenia - wsparcie w codziennej pracy

Potrzebujesz więcej informacji? Skorzystaj z doświadczenia naszych certyfikowanych trenerów Synergii, którzy przedstawią Ci praktyczne rozwiązania związane z wykorzystaniem modułów systemu Synergia w pracy szkoły.

Wybierz dogodną formę szkolenia: w Twojej placówce oświatowej lub on-line z wykorzystaniem profesjonalnej platformy wideokonferencyjnej.

Zapraszamy do kontaktu!

szkolenia@librus.pl

tel. 32 350 85 85, wew. 4





Marek Całusiński
Artykuł ten powstał dzięki Markowi Całusińskiemu, zastępcy Kierownika Działu Pomocy Technicznej, który na co dzień wspiera użytkowników LIBRUS Synergia w kryzysowych sytuacjach – tych większych i mniejszych :) Marek podzielił się z Wami kilkoma historiami z codziennej pracy i ma nadzieję, że po wykonaniu promocji unikniecie dziewiątych klas szkoły podstawowej!

Zachęcamy Was też do odwiedzenia w LIBRUS Synergia pozycji menu Pomoc oraz dostępnej tam zakładki Pytania i odpowiedzi (FAQ) – aktualizuje ją dla użytkowników podczas każdej przerwy technicznej.