Wiele wdrażanych w szkole procesów ma usprawnić pracę. To jednak wcale nie zmniejsza listy zadań dla każdego pracownika. Nasze subiektywne odczucie dają nam też sygnał, że zadań jest coraz więcej z każdym rokiem. Nadal jednak doba ma tylko 24 godziny. Mimo to dajemy radę. Czy rzeczywiście jesteśmy tak bardzo efektywni, jak nam się wydaje? Przyjrzyjmy się dokładniej, co kryje się pod pojęciem wielozadaniowość.

Ograniczone zasoby poznawcze

Z perspektywy naszych zdolności, mimo że świat przyśpieszył, nie potrafimy aż tak bardzo się do niego dostosować. Obsługa wszystkich nowinek technicznych, nowe procedury, zmieniające się wymagania angażują nasze zdolności poznawacze. Nasz umysł ciągle pracuje na wysokich obrotach. Wbrew temu, że wydaje nam się, iż jeszcze dajemy radę, nasze zdolności, a właściwie ich brak, powodują spadek efektywności.

Pełne skupienie uwagi na informacjach pochodzących z różnych źródeł czy też wykonywanie kilku czynności jednocześnie jest dla mózgu praktycznie niemożliwe, ponieważ ma on trudności z szybkim i ciągłym przełączaniem się na inne tryby działania. Z badań wiemy, że rozmowa przez telefon w samochodzie potrafi tak pochłonąć naszą uwagę, że ryzyko wypadków wzrasta aż czterokrotnie. Nie na darmo zatem napisy w autobusach miejskich głosiły: „Zabrania się rozmawiania z kierowcą, gdy pojazd jest w ruchu”. Rada ta, jak wiemy, dotyczy nierozpraszania kierowcy. Gdy taki stan trwa ciągle, zaczynamy nazywać go permanentnym stanem rozproszenia uwagi. Powinniśmy się koncentrować na jednym zadaniu w danym momencie.

Delegując i planując pracę zespołów, musimy zwrócić uwagę, czy nie narzucamy zbyt wiele aktywności równocześnie. Im zadanie bardziej skomplikowane, tym praca powinna odbywać się w bardziej dostosowanym środowisku. Im mniej bodźców z zewnątrz (hałas, rozmowy, obrazy, pytania przerywające itd.), tym większa szansa na szybsze wykonanie zadania bez błędów. Psychologowie wskazują też na fakt, że uporządkowane stanowisko pracy pozytywnie wpływa na naszą koncentrację. Zatem jeżeli usuniemy z pola widzenia wszystkie zbędne dystraktory, będzie nam się łatwiej skupić.

Łączenie zadań, tak! ale nie wszystkich

Dlaczego jednak chęć robienia tylu rzeczy równocześnie tak bardzo nas pociąga. Czy to tylko wina przyspieszającego i coraz bardziej złożonego środowiska? Linda Stone zauważa w swoich badaniach, że współcześnie człowiek ma wytężoną uwagę na różne bodźce, gdyż z jednej strony oczekuje szybkiej nagrody za bycie w centrum uwagi, a z drugiej boi się, że umknie mu coś cennego. Prasowanie wieczorem przy włączonym serialu daje nam poczucie, że łączymy przyjemne z pożytecznym, że nie ominie nas ulubiony serial, a jednocześnie nie zmarnujemy czasu na żmudne czynności życia codziennego. W praktyce jednak jest tak, że akurat ten odcinek słabiej nam utkwił w pamięci, nie pamiętamy szczegółów, a finalnie i koszule są jakoś niedokładnie wyprasowane. Nie znaczy to, że nie powinniśmy łączyć w taki sposób zadań. Trzeba tylko mieć świadomość, że narażamy się wtedy na straty jakościowe.

Eksperymenty prowadzone przez australijskiego neuropsychologa Paula Duxa oraz jego współpracowników wyraźnie wskazują, że nawet intensywny treningu mózgu nie minimalizuje efektu wielozadaniowości (jeśli te zadania wymagają uwagi). Jest jednak jeden wyjątek, który warto znać. Gdy jedno z zadań wykonujemy biegle, wręcz automatycznie, wtedy możemy pozwolić sobie na robienie czegoś równolegle. W efekcie po latach wprawy w prasowaniu automatycznie wykonywana czynność pozwala nam oglądać serial z przyjemnością i bez strat na koncentracji. Klasycznie w psychologii przyjmuje się, że nie istnieje coś takiego jak podzielność uwagi, mimo że ludzie bardzo często twierdzą, iż ją mają. Psychologowie mówią o przerzutności uwagi, a więc o szybkim przełączaniu się między czynnościami. Gdy działania są dobrze opanowane, rutynowe lub nie pochłaniają wiele uwagi, wówczas wydaje nam się, że robimy je w równocześnie.

Spadek efektywności

Wiemy dzisiaj, że multitasking ma negatywny wpływ na tempo pracy. Teoretycznie wydaje nam się, że pracując nad wieloma rzeczami jednocześnie, szybciej je wykonamy. Rzeczywistość jest inna. Wielozadaniowość w kontekście pracy zawodowej nie zawsze oznacza wykonywanie kilku rzeczy jednocześnie, a jedynie przełączanie się pomiędzy nimi. W ten sposób, zamiast oszczędzać czas, marnujemy go. W praktyce, nawet gdy mamy wiele zadań, najpierw skupiamy się na jednym z nich, a następnie przerywamy je, by móc przejść do realizacji kolejnego – i tak w kółko. Szacuje się, że przez przełączanie się pomiędzy obowiązkami możemy stracić aż 30% czasu, który wykorzystalibyśmy o wiele efektywniej, gdybyśmy wykonywali czynności jedna po drugiej. Wynika to z prostego faktu – aby powrócić do pierwszego zadania, musimy zastanowić się, na czym skończyliśmy i ponownie przeanalizować dotychczasowe ustalenia.

Bardzo dobrym przykładem opisującym spadek jakości przy okazji wielozadaniowości są badania Diwasa Singha. Autor prowadził je przez trzy lata w amerykańskim odpowiedniku pogotowia ratunkowego. W tym czasie dokładnie obserwował pracę lekarzy i rejestrował różne aspekty ich efektywności. Ogrom badań polegał na tym, że najpierw „zmapowano” czynności lekarzy, aby określić czas ich wykonania, a potem zarejestrowano różne wskaźniki efektywności, na przykład związane z trafnością diagnozy, czasem wypisywania pacjentów czy liczbą pacjentów, którzy wracali w ciągu 24 godzin. Okazało się, że tylko niewielki poziom wielozadaniowości sprzyjał efektywności pracy, na przykład skracał czas wypisywania pacjentów. Jednak od pewnego progu obniżał jakość pracy, także w sferze jakości interwencji medycznych mierzonej prawidłowymi rozpoznaniami choroby oraz sprzężoną z tym liczbą powrotów pacjentów w ciągu 24 godzin. Autor twierdzi, że związek między wielozadaniowością a efektywnością działań lekarzy jest krzywoliniowy: niewielki poziom wielozadaniowości sprzyja lepszej jakości pracy, a wysoki osłabia tę jakość.

Wiedząc o tym, organizuj pracę tak, by pracownicy lub uczniowie wykonywali jedno zadanie w danym momencie. A jeśli to niemożliwe, to przynajmniej by ich liczba była jak najmniejsza. Ważne jest dobre planowanie. Jeżeli ustalisz priorytety oraz strategię działania, wykonywanie obowiązków stanie się łatwiejsze, bo każdy pracownik będzie wiedział, co i dlaczego jest ważne, w związku z czym będzie koncentrować swoją uwagę na tym, co trzeba zrobić w pierwszej kolejności.

Szeroki wpływ

Duże zainteresowanie wielozadaniowością wiąże się z silną presją na coraz wydajniejszą pracę. Jak się okazuje, na ogół efekt tego rodzaju praktyki jest paradoksalnie odwrotny. Mało miejsca poświęca się zaś innym jego skutkom, takim jak poziom motywacji czy satysfakcja z pracy. Jedna z ciekawszych koncepcji psychologicznych dotyczy warunków, w jakich ludzie przeżywają stany szczególnego zaangażowania, zwanego także przepływem, uniesieniem lub flow. W ramach trwających kilkanaście lat badań prowadzonych w różnych krajach świata odkrył on, że stan przepływu polega na takim zaangażowaniu w działanie, iż człowiek traci poczucie czasu, zapominając się niejako w tym, co robi. Owym działaniem może być praca, aktywność fizyczna lub intelektualna, zabawa z dziećmi i wiele innych. Podstawowym warunkiem przeżywania stanu przepływu jest pełna koncentracja na działaniu w danej chwili. Ciągłe przenoszenie uwagi z jednej czynności na drugą uniemożliwia osiąganie flow.

Intensywność przepływu docenia się zazwyczaj po jakimś czasie. Niektórzy wspominają okres niezwykle silnego zaangażowania w pracy, na przykład urządzania nowego miejsca albo przygotowania nowego oprogramowania czy jakiejś nowej koncepcji. Przepływ powoduje taki poziom zadowolenia z pracy, który pozwala mówić o poczuciu szczęścia. Z tej perspektywy można przypuszczać, że wielozadaniowe środowisko pracy odbiera lub ogranicza możliwość wykonywania swoich obowiązków tak, aby uzyskać flow, a więc poczucie szczęścia związanego ze sferą zawodową. To bardzo ważny argument na rzecz ograniczania pędu ku wielozadaniowości.

Chociaż wielozadaniowość generalnie nie jest dobrym sposobem na zwiększenie skuteczności działania, to jednak obserwujemy, że niektórzy ludzie radzą sobie lepiej, a inni gorzej z wykonywaniem kilku czynności jednocześnie. Za te różnice odpowiadają oczywiście procesy poznawcze. Jeśli dobrze opanowaliśmy jakieś proste zadania, to możemy pozwolić sobie na wykonywanie ich równocześnie lub w bardzo niewielkich odstępach czasu. Straty będą wówczas nieznaczne albo nie będzie ich wcale. W niektórych przypadkach można nawet liczyć na większą efektywność. Bodaj najważniejszy wniosek dotyczy takiego planowania aktywności, aby umożliwić sobie lub innym dłuższą koncentrację na jednym zadaniu. To bowiem daje szansę nie tylko na owocną pracę, ale też na większą satysfakcję w związku z samym działaniem.






Literatura:
1. Baumeister, R. F., Tierney, J. (2013). Siła woli. Odkryjmy na nowo to, co w człowieku najpotężniejsze. Przeł. P. Budkiewicz. Poznań: Media Rodzina.
2. Csíkszentmihályi, M. (2005). Przepływ. Psychologia optymalnego doświadczenia: jak poprawić jakość życia. Przeł. M. Wajda. Taszów: Biblioteka Moderatora.
3. Jarmuż, S. (2020) Paradoksalna psychologia, czyli zdrowy rozsądek na manowcach. Gdańsk. Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne / GWP



Paweł Gąsowski
Wykładowca. Trener. Koordynator i kierownik projektów. Twórca programów rozwojowych w korporacjach. Absolwent Szkoły Trenerów Biznesu i Szkoły Coachingu Moderatora. W trakcie pracy zawodowej w obszarze zarządzanie zmianą, odpowiedzialny był za rozwój kompetencji 3000 pracowników firmy finansowej. Współtworzył politykę rozwoju personalnego w firmach. Wpierał wdrażanie programów zarządzania jakością Six Sigma. Jako współautor gier szkoleniowych wykorzystywanych w procesie zarządzania zmianą został wielokrotnie nagrodzony przez Project Managment Institute za najlepszy produkt szkoleniowy roku.