Pierwsze miejsce, do którego trafiają ci, którzy do szkoły przychodzą: przyszli i obecni uczniowie i ich rodzice, przedstawiciele środowiska lokalnego, wizytatorzy, pracownicy instytucji współpracujących ze szkołą, goście, którzy zapraszani są na uroczystości szkolne. Co widzą? Co czują?

Miejsce, czyli pokój nazywany „sekretariatem”

Bywa różne. Czasem to wielkie pomieszczenia wyposażone w piękne, stylowe meble, idealnie pasujące do wyposażenia gabinetu dyrektora. Bywa też maleńkim przechodnim pokoikiem pomiędzy gabinetami z meblami, których czasy świetności dawno już się skończyły. Nie na wszystko dyrektor ma wpływ – nie zmieni np. wielkości pokoju przeznaczonego na sekretariat. Ale na niektóre aspekty inne wpłynąć może.

1. Oznaczenie sekretariatu. Oczywiście tabliczka z nazwą pomieszczenia jest zawsze. Warto, by była widoczna, odpowiednio duża. Bywa że trudno jest sekretariat znaleźć osobom, które szkoły nie znają. Dobrze, jeśli uprzejma pani woźna lub dyżurujący nauczyciel pokierują, ale przecież nie zawsze to jest możliwe. Jeśli drzwi do sekretariatu mieszczą się poza zasięgiem wzroku osoby, która staje w drzwiach szkoły, droga doń wiodąca powinna być oznaczona w wyraźny i jednoznaczny sposób. Samo wskazanie kierunku może nie wystarczyć – potrzebne jest podanie szczegółów, np. numer pokoju i strzałka.
   
   
2. Wyposażenie sekretariatu dobrze jest oglądać z perspektywy osoby, która widzi go po raz pierwszy. Ważne, by całość była schludna, w oczy nie powinny rzucać się porysowane meble, uszkodzony blat, przekręcony zawias w szafce. To nie wymaga wielkich nakładów finansowych. Można – przynajmniej na początkowym etapie zniszczenia –zaradzić temu w łatwy sposób.
   
   
3. Dokumenty przechowywane w sekretariacie powinny być w sposób klarowny opisane i umieszczone segregatorach w odpowiednich szafach. Nie do zaakceptowania są dokumenty wysypujące się segregatorów, piętrzące na parapetach, szafkach i blatach. Estetyka to jedno, ale ważniejsze jest, aby nic nie sugerowało możliwości dostępu do danych wrażliwych osobom nieupoważnionym.
   
   
4. Dekoracje, bibeloty. Sekretariat jest pomieszczeniem służbowym. Umieszczanie na ścianach prywatnych zdjęć rodziny czy też fotek z nieformalnych spotkań nauczycielskich, nie służy wizerunkowi szkoły. Jeśli mają się pojawić bardziej osobiste akcenty, niech to będzie np. zdjęcie całej rady pedagogicznej czy też nieduża fotografia rodzinna w ładnych ramkach ustawiona na biurku w taki sposób, aby nie było to widoczne dla osoby wchodzącej do sekretariatu.
   
   
5. Porządek. Oczywiście, że sekretariat jest sprzątany podobnie jak inne pomieszczenia szkoły. Jednak bywa, że nadmiar przedmiotów, w tym kubki, filiżanki, pełna niszczarka czy kosz na śmieci, powodują wrażenie, że w pomieszczeniu jest bałagan, który deprymuje osoby wchodzące po raz pierwszy lub rzadko odwiedzające szkołę.
   
   
6. Jeśli w pomieszczeniu sekretariatu mieści się np. umywalka, którą wykorzystuje się nie tylko do umycia rąk, ale także kubków po kawie czy herbacie, trzeba zwrócić szczególną uwagę na wygląd takiego miejsca. Powinno być nieskazitelnie czyste, bez żadnych przedmiotów zalegających w niej lub też obok na tackach czy szafkach. Dobrym rozwiązaniem wydaje się być umieszczanie takich umywalek w specjalnie dostosowanych szafkach czy szafach, które otwierane są tylko na chwilę, by z umywalki skorzystać. Pozwala to także znaleźć miejsce na ręcznik tradycyjny czy papierowy, dodatkowe kubki, talerzyki, sztućce, które przydadzą się w codziennym funkcjonowaniu sekretariatu, a nie wpłyną negatywnie na wizerunek.

Osoby pracujące w sekretariacie

Od pracowników sekretariatu wymaga się przede wszystkim idealnej współpracy z dyrektorem, znajomości obsługi urządzeń w sekretariacie, umiejętności związanych z obsługą dokumentów, dokumentowania działań, sprawnego przekazywania informacji i pozyskiwania ich w różnych sytuacjach. Sprawny pracownik sekretariatu jest ogromnym wsparciem dla dyrektora szkoły, który może zaufać rzetelności i wiarygodności informacji zweryfikowanych przez tegoż pracownika. Jednak wizerunek szkoły to coś więcej niż fachowość pracowników sekretariatu. To także wysoki poziom kultury osobistej, zaznaczający się zarówno w kontakcie bezpośrednim, jak i w rozmowach telefonicznych i korespondencji mailowej.

Zachowania pracowników sekretariatu osłabiające wizerunek szkoły:

1. „Niezauważanie” osób wchodzących do sekretariatu. Zdarza się, gdy sekretarz/rka ma jakieś pilne zajęcie. Jednak gość wchodzący do sekretariatu powinien zostać natychmiast zauważony, przywitany, a jeśli nie ma możliwości podjęcia natychmiastowej rozmowy na temat sprawy, która go sprowadziła, powinien usłyszeć, kiedy będzie to możliwe. Fatalnie dla wizerunku, ale też dla atmosfery, w jakiej będzie przebiegała dalsza część wizyty danej osoby w szkole, działa, gdy gość proszony jest o wyjście i zaczekanie na korytarzu, gdzie nie ma możliwości, aby usiadł i spokojnie poczekał. Czasem po korytarzu krąży mnóstwo osób, panuje hałas przerwy.
   Bywa tak, że nie ma możliwości zorganizowania poczekalni, sekretariat jest ciasny, a czasem gości bywa kilku równocześnie lub też sprawy, którymi zajmuje się pracownik sekretariatu, są pilne, a nikt nie może go w tym zastąpić. Rozwiązaniem zmniejszającym dyskomfort może być wtedy kącik na korytarzu (2 krzesła, stolik albo malutkie foteliki, na których może gość spocząć i zaczekać). Oczywiście największy nawet nawał pracy nie może przeszkodzić, aby gościa przywitać i – wyjaśniwszy, że np. dyrektor jest w tej chwili zajęty rozmową z rodzicem ucznia – poprosić o zaczekanie i wskazać miejsce, gdzie może to zrobić.
   
   
2. Prowadzenie zawodowych rozmów telefonicznych w obecności osób postronnych, np. gości w szkole. Rozmowy telefoniczne służą tylko do umawiania lub odwoływania terminów, czasem do poinformowania o zmianie. Powinny trwać jak najkrócej i nie powinny dotyczyć żadnych spraw związanych z konkretną osobą (RODO).
   
   
3. Rozmowy na tematy prywatne w obecności obcych w szkole osób.
   
   
4. Odkładanie słuchawki telefonu podczas oczekiwania na podejście dyrektora. W tym czasie oczekujący rozmówca słyszy dokładnie rozmowy, które się toczą w sekretariacie, a uczestnicy tych rozmów najczęściej nie są świadomi, że ktoś słucha. Może to prowadzić do bardzo nieprzyjemnych sytuacji.
   
   
5. Okazywanie niecierpliwości, podkreślanie, że jest się „zawalonym” robotą, a tu znowu ktoś czegoś chce. Osoba, która przychodzi do sekretariatu ma także, w swojej ocenie, ważną sprawę do załatwienia. Nie jest odpowiedzialna za ilość obowiązków sekretarza/rki.
   
   
6. Przekraczanie bariery prywatności w relacjach z klientami szkoły, np.: „Co chciałaś kochanie?” lub „Już Kotusiu idę powiedzieć pani dyrektor”.
   
   
7. Informowanie o szczegółach zachowania innych osób, np. „Zaraz, zaraz, bo pani dyrektor wyszła właśnie na obiad”. Każdy pracownik szkoły, w tym dyrektor, ma prawo do zadbania o tzw. czynniki higieny pracy, ale nie powinny się one pojawiać jako przedmiot rozmów z gośćmi szkoły. Oczywiście profesjonalny sekretarz/rka wie dokładnie, gdzie jest dyrektor w danej chwili, ale nie musi się tą wiedzą dzielić z każdym rozmówcą. Wystarczy powiedzieć, że „dyrektor oddzwoni najszybciej, jak to będzie możliwe”. A jeśli gość chce się zobaczyć z dyrektorem, który właśnie wyszedł i jest gdzieś na terenie szkoły, poproszenie o cierpliwość i wskazanie miejsca do oczekiwania na dyrektora będzie wystarczające.

Relacje pomiędzy sekretariatem a dyrektorem i pozostałymi pracownikami 

Najlepiej zorganizowany sekretariat, czyli odpowiednio oznakowane miejsce, adekwatne wyposażenie, wzorowa praca/działanie sekretarza/rki szkolnego/nej dopełniają dobre relacje ze współpracownikami. Relacje nastawione na współpracę są ważne z kilku powodów:

1. Jeśli sekretarz/rka dobrze rozumie się z dyrektorem, zna jego sposoby organizacji pracy, dobrze się komunikują, łatwiej jest organizować spotkania i inne działania, które muszą być dostosowane do planu dnia dyrektora, chociażby ze względu na prowadzone przez nich zajęcia dydaktyczne.
   
   
2. Dobre relacje z pracownikami szkoły ułatwiają rozwiązywanie wielu spraw, ponieważ łatwiej wtedy o szczerość i otwartość.
   
   
3. Dobre relacje z uczniami i ich rodzicami wzmacniają wizerunek profesjonalnie działającego sekretariatu, a tym samym wpływają na atmosferę, w jakiej załatwiane są wszelkie sprawy w tym ważnym miejscu w szkole.
   
   
4. Świadomy ważności dobrego funkcjonowania sekretariatu dyrektor zadba także o rozwój kompetencji osobistych sekretarza/rki, ponieważ to w nich tkwi sekret świetnego funkcjonowania jednych, a słabego działania innych sekretariatów szkolnych.

Maria Tuchowska
Nauczyciel dyplomowany, polonista i teolog. Posiada wieloletnie doświadczenie w pracy z dziećmi i młodzieżą w placówkach integracyjnych różnego poziomu, edukator, coach, przeprowadziła ok. 600 szkoleń z zakresu kompetencji psychospołecznych nauczycieli, prawa oświatowego, pracy z dziećmi i młodzieżą z różnego typu zaburzeniami. Specjalizuje się również w tematyce dotyczącej zagadnień związanych z obecnością rodziców w szkole.