Zbliża się okres sporządzania świadectw oraz arkuszy ocen, który co roku wiąże się ze wzmożoną pracą wychowawców, dyrekcji szkoły i administratorów dzienników elektronicznych. Jak zrobić to krok po kroku? Wykorzystaj możliwości systemu e-Świadectwa! Przed Wami 1 z 3 części poradnika.

Spis treści

• Kto i dlaczego powinien skorzystać z e-Świadectw
• e-Świadectwa - pierwsze kroki z aplikacją [PORADNIK]

UWAGA!

System e-Świadectwa jest dostępny w ramach planów rozwoju – Podstawowego, Rozszerzonego, Kompleksowego. W każdym z planów placówka ma dostęp do pełnej wersji systemu i wzorów świadectw dla wszystkich etapów edukacyjnych. Więcej o planach na plany.librus.pl.

Kto i dlaczego powinien skorzystać z e-Świadectw?

System umożliwia przygotowanie arkuszy ocen (wersja do wypełniania w postaci elektronicznej) i świadectw oraz ich wydruk. Dzięki wykorzystaniu e-Świadectw, nauczyciel zyskuje narzędzie, które usprawnia proces przygotowywania dokumentów, z kolei dyrektor ma możliwość nadzorowania całego procesu od początku do końca. Dodatkowo ten proces  może odbywać się z dowolnego komputera podłączonego do Internetu. Gwarantuje to możliwość bezpiecznego przygotowania świadectw i arkuszy ocen niezależnie od sytuacji!

Dyrektor monitoruje pracę

Aplikacja zawiera moduł Monitorowanie procesu przygotowania świadectw. Jak sama nazwa wskazuje, umożliwia on śledzenie postępów w uzupełnianiu świadectw przez poszczególnych nauczycieli. Dyrektor ma bieżący dostęp do informacji, ile świadectw zostało sporządzonych i wydrukowanych oraz który zestaw wzorów został wykorzystywany w poszczególnych oddziałach. Dzięki temu ma zawsze aktualne i wiarygodne informacje o postępach w pracy nauczycieli. Nie wymaga to od niego dodatkowego, czasochłonnego kontaktu z wychowawcami i weryfikowania etapu, na jakim jest wypełnianie świadectw dla każdej klasy, zwłaszcza jeśli współpracuje z nimi na odległość.

Monitorowanie procesu przygotowania świadectw jest też dostępny dla konta sekretariatu i administratora. Z poziomu wspomnianych kont możliwa jest zarówno edycja, jak i wydruk przygotowanych przez wychowawców świadectw oraz arkuszy ocen. Pozwala to podzielić obowiązki między użytkowników i np. wyznaczyć tylko jedną osobę, która wydrukuje wszystkie świadectwa.

e-Świadectwa to także bezpieczeństwo przechowywania danych osobowych uczniów zgodnie z wymogami UODO i gwarancja, że dostępne wzory świadectw są zgodne z aktualnie obowiązującymi rozporządzeniami MEN. Automatyczne i bezpłatne aktualizacje aplikacji pozwalają mieć pewność, że po wykonaniu aktualizacji wzoru zgodnie z komunikatami, przygotowywane dokumenty uwzględniają wszystkie najnowsze przepisy prawne.

Kolejnym ułatwieniem dla dyrekcji szkoły będą statystyki ocen dla poszczególnych oddziałów, które mogą zostać w łatwy sposób sporządzone i wydrukowane przez wychowawców klas. Zaoszczędzi to kolejne godziny pracy, które dyrekcja, zamiast na biurokrację, może przeznaczyć na inne obowiązki.

Nauczyciel oszczędza czas

Integracja e-Świadectw z systemem Synergia sprawia, że nauczyciel nie musi ręcznie wypisywać świadectw. Oceny i przedmioty oraz dane uczniów mogą zostać zaimportowane z dziennika elektronicznego i z e-Sekretariatu. Ponadto administrator posiada możliwość zdefiniowania odpowiednich szablonów przedmiotów oraz przypisania ich do wybranych zestawów wzorów świadectw – szablony te mogą zostać następnie wykorzystane przez wychowawców w poszczególnych oddziałach w systemie e-Świadectwa.

e-Świadectwa docenią także nauczyciele klas 1-3 szkół podstawowych. Aplikacja zapewnia wsparcie przy tworzeniu ocen opisowych – dynamiczny podgląd tekstu oceny na świadectwie, graficzne przedstawienie dostępnego na świadectwie miejsca (pasek postępu), ponad 1000 gotowych wyrażeń oceniających oraz możliwość dodawania nowych. Przygotowaną ocenę opisową można wyeksportować do systemu Synergia, co pozwala uniknąć powtarzania tych samych czynności i daje pewność, że ocena opisowa jest poprawnie przygotowana (i zmieści się na świadectwie).

Integracja aplikacji z systemem Synergia daje również możliwość prostego zaimportowania do e-Świadectw śródrocznych oraz rocznych ocen opisowych przygotowanych w Synergii – wystarczy przejść do zakładki Oddział - Import oceny opisowej z LIBRUS Synergia w otwartym oddziale, a następnie wybrać odpowiedni typ oceny, który chcemy zaimportować.

Eksport i import danych uczniów jest też możliwy do/z innych programów za pomocą pliku w formacie SOU. Gotowe świadectwa można wyeksportować do pliku PDF, a następnie wydrukować. Aplikacja umożliwia również wydruk kompletnych arkuszy ocen (wszystkie strony). Ułatwieniem będzie również jeden login i hasło zarówno do systemu Synergia, jak i e-Świadectw.

e-Świadectwa – pierwsze kroki z systemem [PORADNIK]

Import ocen, frekwencji, szczególnych osiągnięć oraz ocen z zachowania (dla użytkowników systemu Synergia)

System e-Świadectwa za pomocą opcji Oddział → Import ocen z LIBRUS Synergia umożliwia import następujących danych: oceny roczne, końcowe, opisowe, z zachowania, szczególne osiągnięcia, liczba godzin opuszczonych (ogółem oraz godzin nieusprawiedliwionych). Wskazywane dane mogą zostać zaimportowane osobno, w zależności od potrzeb użytkownika:

• Oceny - Importuje oceny roczne z przedmiotów wystawione z kategorii: ROCZNA w ramach wybranego roku szkolnego. Muszą one być dodane w LIBRUS Synergia.
• Frekwencja - importuje do arkusza ocen liczbę opuszczonych godzin oraz godzin nieusprawiedliwionych z wybranego roku szkolnego.
• Szczególne osiągnięcia - importuje szczególne osiągnięcia uczniów z wybranego roku szkolnego. Szczególne osiągnięcia dodane w widoku Dziennik → Widok Dziennika → Szczególne osiągnięcia, muszą mieć zaznaczony parametr “Zezwól na import do e-Świadectw”
• Oceny z zachowania - importuje roczne oceny z zachowania uczniów dodane w widoku Dziennik Zezwól na import do e-Świadectw → Zachowanie.

Pracę z modułem można rozpocząć nawet w momencie, gdy dane nie są jeszcze kompletne. Możesz założyć oddziały dla klas i nie musisz czekać z tym do końca roku szkolnego. Import danych jest możliwy w każdym momencie i może zostać przeprowadzony kilkukrotnie. Podczas przeprowadzania importu istnieje możliwość zaznaczenia opcji powodującej nadpisanie aktualnie znajdujących się na świadectwach danych, dzięki czemu mamy pewność, że na świadectwie znajdą się tylko aktualne informacje.

Import i aktualizacja pozostałych danych (dla użytkowników systemu Synergia)

W przypadku konieczności zaktualizowania danych osobowych uczniów, zaimportowania nowych uczniów do oddziału w e-Świadectwach oraz uzupełnienia informacji o praktykach lub opiekunach uczniów, system umożliwia pobranie tego typu danych z LIBRUS Synergia lub aplikacji e-Sekretariat w widoku Oddział → Import danych z LIBRUS Synergia.

Wskazany widok umożliwia pobranie:

• danych osobowych ucznia,
• danych opiekunów prawnych na pierwszą stronę arkusza ocen - możliwe jest wybranie jako źródła danych LIBRUS Synergia lub e-Sekretariatu, należy również zaznaczyć opcję Wyczyść aktualne informacje o uczniach, w celu uniknięcia duplikatów.
• informacji dotyczących praktyk - aby mieć pewność, że na arkusz ocen zostaną zaimportowane aktualne dane, należy zaznaczyć opcję Wyczyść aktualne wpisy z arkusza. Możliwe jest również zaimportowanie praktyk z poprzednich lat.

Sporządzanie świadectw i arkuszy

W aplikacji e-Świadectwa arkusze ocen uzupełniane są automatycznie na podstawie danych umieszczonych na świadectwach. Dzięki temu dane pomiędzy nimi są zawsze spójne. Wychowawca może utworzyć w aplikacji oddział dla swojej klasy, w ramach którego uzupełniane są świadectwa i arkusze ocen podczas całego etapu edukacyjnego. Podczas wybierania wzoru arkusza ocen, system podpowie Ci, który wzór należy zastosować – zarówno dla konkretnej klasy, jak i w szczególnych sytuacjach, np. gdy uczeń zmienia szkołę. Pomocne są specjalne oznaczenia widoczne przy każdym wzorze – zostały one dostosowane do aktualnego roku szkolnego 2025/2026 i zawierają wskazówki ułatwiające właściwy wybór. Aby zachować spójne nazewnictwo, przed utworzeniem oddziałów przez wychowawców, administrator szkolny powinien uzupełnić nazwy szkoły mające znajdować się na świadectwie i arkuszu ocen. Może zrobić to w widoku Szkoła → Nazwy jednostek szkoły. Z tej funkcji mogą korzystać także zespoły szkół. Istnieje opcja dodania oddzielnej nazwy, np. liceum oraz technikum, a następnie powiązania ich z odpowiednim zestawem wzorów świadectw.

Dzięki takiej operacji nazwa szkoły na świadectwie i arkuszu ocen będzie pojawiać się automatycznie podczas tworzenia oddziałów przez wychowawców. Jeśli oddział został utworzony przed wprowadzeniem danych przez administratora, wychowawca może zaktualizować nazwę szkoły po przejściu w widoku edycji oddziału do menu Oddział → Aktualizuj nazwę szkoły.

Administrator szkolny posiada również możliwość dodawania gotowych szablonów z przedmiotami, które będą mogły zostać wykorzystane w poszczególnych oddziałach, w ramach wybranych wzorów świadectw. Tego rodzaju szablony mogą zostać dodane po przejściu do modułu e-Świadectwa z poziomu konta administratora oraz skorzystaniu z zakładki Szkoła → Szablony przedmiotów. Jeżeli szkoła nie korzysta z rozwiązania LIBRUS Synergia, wówczas przed stworzeniem szablonu należy uzupełnić listę przedmiotów w widoku Szkoła → Baza nazw przedmiotów.

Kreator tworzenia oddziałów składa się z czterech kroków

Krok 1: Import danych, wybór zestawu wzorów świadectw i arkuszy ocen

Wychowawca może m.in. zaimportować dane swojej klasy z LIBRUS Synergia bądź z pliku SOU (dostępny dla większości programów, które przechowują dane uczniów). Jeżeli plik zawiera oceny końcowe, wówczas system e-Świadectwa pozwoli na ich zaimportowanie do odpowiednich przedmiotów na świadectwie.

W tym kroku należy wybrać odpowiedni zestaw wzorów świadectw i arkuszy ocen. System jest systematycznie aktualizowany, dzięki czemu wszystkie dostępne wzory świadectw i arkuszy ocen są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Podczas tworzenia nowego oddziału możliwe jest wybranie wyłącznie zestawów wzorów zawierających dopisek „2023 r.”. 

Jeśli źródłem importu danych jest LIBRUS Synergia, to lista dostępnych świadectw jest automatycznie zawężona do odpowiedniego etapu edukacyjnego. Analogicznie na liście arkuszy ocen dostępne są tylko wzory powiązane z wybranym wcześniej świadectwem.

Co więcej, na końcu nazwy wzoru świadectwa znajduje się informacja, dla jakich klas standardowo wykorzystywany jest dany szablon. Podobne oznaczenia znajdują się przy arkuszach ocen. Dzięki temu, wychowawca, będzie w stanie odpowiednio dobrać wzór. Wybrane wzory arkuszy ocen można zmienić także po utworzeniu oddziału w widoku Oddział → Edytuj. Wprowadzone dotychczas dane i oceny zostaną automatycznie przeniesione do nowego wzoru, jednakże konieczne będzie ponowne dodanie stron arkuszy ocen.

Krok 2: Nazwa oraz lata szkolne

Jeśli importujemy dane z LIBRUS Synergia, to nazwa oraz lata szkolne są uzupełniane automatycznie przez system e-Świadectwa. Aby potwierdzić ich poprawność, wystarczy kliknąć opcję Dalej.

Krok 3: Lista uczniów

W kolejnym kroku na ekranie pojawia się lista uczniów, których dane zostaną zaimportowane na podstawie wybranego w pierwszym kroku źródła danych. Wystarczy potwierdzić ich poprawność, klikając opcję Dalej.

Krok 4: Import ocen

W ostatnim kroku wyświetlany jest panel, w którym można wprowadzić nazwy przedmiotów oraz zaimportować ich oceny z systemu LIBRUS Synergia. Aktualne wzory świadectw wynikające z rozporządzenia z 2023 roku nie zawierają predefiniowanych nazw przedmiotów – dlatego zalecamy skorzystanie z funkcji Pobierz przedmioty z szablonu, dostępnej w menu Oddział, już po utworzeniu oddziału w module e-Świadectwa. Pozwoli to na szybkie uzupełnienie listy przedmiotów zgodnie z obowiązującymi ramowymi planami nauczania, z szablonów, które zostały przygotowane przez szkolnego administratora.

Przy poszczególnych przedmiotach dostępna jest opcja Powiąż indywidualnie, dzięki której możemy zdefiniować różne przedmioty dla wskazanych uczniów. Jest to istotna kwestia np. w przypadku języków obcych, kiedy część z uczniów uczęszcza np. na język niemiecki, a część na język hiszpański.

Jeżeli szkoła korzysta z LIBRUS Synergia, może skorzystać dodatkowo z funkcji Podpowiedź w widoku Powiąż indywidualnie. Po kliknięciu w funkcję wystarczy wybrać z listy dane przedmioty, które w wybranym polu mają zostać przypisane poszczególnym uczniom (zgodnie z przykładem dot. podziału na języki obce). Następnie aplikacja, na podstawie wystawionych ocen końcowych w LIBRUS Synergia, w bieżącym roku szkolnym, automatycznie przypisze dla każdego ucznia odpowiedni przedmiot.

WAŻNE!

Jeżeli administrator szkolny dokonał wcześniejszej konfiguracji szablonów przedmiotów, to samo uzupełnianie nazw przedmiotów w Kroku 4 kreatora nie jest konieczne. Po pominięciu wspomnianego kroku przygotowane w szablonie przedmioty mogą zostać zaimportowane na świadectwo przez nauczyciela, za pomocą widoku Oddział → Pobierz przedmioty z szablonu. Kiedy nazwy poszczególnych przedmiotów z szablonu zostaną już poprawnie uwzględnione na samym świadectwie, będzie możliwe dokonanie importu ocen z rozwiązania LIBRUS Synergia, za pomocą widoku Oddział → Import ocen z LIBRUS Synergia. Przedmioty z szablonu zostaną automatycznie powiązane podczas importu z przedmiotami z systemu Synergia, tylko jeśli mają identyczną nazwę.

Dodatkowo w przypadku pobierania szablonów przedmiotów do istniejącego w systemie oddziału, należy oznaczyć wszystkie świadectwa z poprzednich lat jako Gotowe do wydruku w widoku Opcje wydruków → Edytuj status świadectwa.


Kolejne części poradnika korzystania z systemu e-Świadectwa znajdą Państwo pod poniższymi linkami:

Jak wypełnić świadectwa i arkusze za jednym razem [PORADNIK 2]
Jak wydrukować świadectwa bez błędów [PORADNIK 3]

Przedstawiamy w nich m.in. konfigurację oddziału, wypełnianie świadectw, wypełnianie arkuszy ocen, ocenę opisową, sposoby zarządzania procesem, jego monitorowanie oraz wydruk dokumentów.

System e-Świadectwa jest dostępny w ramach planów rozwoju – Podstawowego, Rozszerzonego, Kompleksowego. W każdym z planów placówka ma dostęp do pełnej wersji systemu i wzorów świadectw dla wszystkich etapów edukacyjnych. Więcej o planach na plany.librus.pl.

Jesteś zainteresowany zakupem systemu e-Świadectwa?
Więcej o systemie – tutaj
Kontakt: sprzedaz@librus.pl, tel. 32 350 85 85 wew. 2.