Gdy świadectwa i arkusze ocen są już uzupełnione, pora na finał, czyli ich wydruk. Jak sprawić, żeby ten końcowy proces przebiegł sprawnie i szybko? Z pomocą przychodzi aplikacja e-Świadectwa, która pozwala m.in. na seryjne wykonanie wydruku. Dodatkowo, jeśli szkoła korzysta z systemu Synergia, można zaimportować dane uczniów, co daje pewność, że na świadectwach dane będą spójne i nie dojdzie do przypadkowych błędów przy przepisywaniu.

W trzeciej części poradnika omawiamy jak przygotować świadectwa do wydruku, zmienić zawarte na nich dane, a następnie je wydrukować. Przedstawiamy również sposób monitorowania wypełniania świadectw i arkuszy oraz zarządzania utworzonymi oddziałami, np. w przypadku zmiany wychowawcy. 

Zachęcamy do zapoznania się z poprzednimi częściami poradnika:

1. Jak zdalnie przygotować świadectwa i arkusze [PORADNIK 1]
2. Wypełnij świadectwa i arkusze za jednym razem [PORADNIK 2]

Jak łatwo wydrukować świadectwa

Przygotowanie do wydruku

Aby wydrukować przygotowane świadectwa, konieczna jest zmiana ich statusu na Gotowe do wydruku. Możemy go zmodyfikować, przechodząc do widoku Opcje wydruków → Edytuj status świadectwa. Wystarczy zaznaczyć przy poszczególnych świadectwach uczniów opcję w kolumnie Gotowe do wydruku oraz na dole strony Zatwierdzić zmiany.

Jeżeli szkoła korzysta z rozwiązania LIBRUS Synergia, to aby oznaczyć świadectwo jako gotowe do wydruku, konieczne jest powiązanie osoby w e-Świadectwach z uczniem w LIBRUS Synergia. Dzięki temu możliwy jest import danych oraz ocen odpowiedniej osoby. Powiązanie jest tworzone automatycznie, jeżeli tworzony był oddział na podstawie danych w LIBRUS Synergia.

Zmiana danych

Danych na świadectwie przygotowanym do wydruku nie można zmienić. Jeżeli konieczna okaże się korekta informacji na nim zawartych, można ponownie przejść do widoku Edycji statusu świadectwa i odznaczyć gotowość do wydruku.

Podgląd i wydruk gotowych świadectw oraz arkuszy

Kolejnym krokiem jest przejście do opcji Drukuj. Widoczne tu będą świadectwa oznaczone wcześniej jako Gotowe do wydruku. Taka sama lista będzie widoczna również w module monitorowania świadectw. Jeśli nie zaznaczymy świadectw jako gotowych do wydruku, nie zostaną one wyświetlone na liście do wydruku, a aplikacja umożliwi jedynie podgląd wydruku, na którym znajduje się znak wodny z napisem TEST.

Funkcja Podgląd wydruku jest dostępna dla szkół, które jeszcze nie posiadają licencji profesjonalnej. Umożliwia przetestowanie funkcji wydruku z aplikacji e-Świadectwa, ale nie wydrukowanie właściwych świadectw (na świadectwie znajduje się znak wodny TEST).

Możliwość wydruku jest dostępna tylko w profesjonalnej wersji e-Świadectw. Zakup licencji obejmuje wybrany etap edukacyjny bez limitu dokonywanych wydruków w okresie obowiązywania licencji.

Po przygotowaniu świadectwa odblokowana zostaje funkcja wydruku arkusza ocen, który jest powiązany z danym świadectwem. Dzięki temu mamy pewność, że przedmioty oraz oceny na świadectwie są takie same, jak na arkuszu ocen.

Wszystkie wydruki w aplikacji e-Świadectwa generowane są do pliku PDF, który można zapisać i po weryfikacji poprawności danych – dokonać wydruku. W jednym pliku znajdują są wszystkie wcześniej wybrane świadectwa lub arkusze ocen, można więc seryjnie dokonać ich wydruku, bez konieczności otwierania oddzielnych plików dla każdego ucznia.

Statystyki na wyciągnięcie ręki

W widoku edycji oddziału w widoku Oddział → Statystyki dostępnych jest pięć statystyk:

• Uczniowie – Średnia uczniów
• Przedmioty – Średnia ocen z przedmiotów
• Uczniowie i przedmioty – Zestawienie ocen
• Liczby ocen u poszczególnych uczniów
• Liczby ocen z określonych przedmiotów

Dla każdej z nich dostępne są trzy formaty eksportu:

• HTML – otworzy się strona zawierająca dane z wybranej statystyki.
• CSV – który można otworzyć w arkuszu kalkulacyjnym – np. Microsoft Excel i dokonać ewentualnych obliczeń korzystając z dostępnych formuł.
• PDF – gotowy do ewentualnego przesłania lub wydruku.

Przed wybraniem konkretnej statystyki oraz formatu jej wygenerowania należy wskazać klasę oraz semestr, z którego dane mają zostać uwzględnione.

W klasach 1-3 szkoły podstawowej, w których wystawiana jest ocena opisowa, dostępne są Statystyki wyrażeń oceny opisowej. Jeżeli świadectwo było uzupełnione z wykorzystaniem wyrażeń oceny opisowej dostępnych w e-Świadectwach, wówczas w sposób graficzny zostanie wyświetlona liczba wybranych wyrażeń: poniżej oczekiwań, zgodnie z oczekiwaniami oraz powyżej oczekiwań, w tym informacja podsumowująca dla całej klasy.

Również dla klas 1-3 szkoły podstawowej dostępne są Zestawienia. Przy ich pomocy możemy wybrać określone elementy, które mają zostać uwzględnione, a następnie skorzystać z opcji Twórz zestawienie. Wygenerowaną treść zestawienia możemy dowolnie modyfikować, a po zakończeniu pracy zapisać lub dokonać wydruku.

Wygodne monitorowanie postępów

Moduł monitorowania dostępny jest dla konta administratora, dyrektora oraz sekretariatu. Przy jego pomocy można wyświetlić oddziały z przygotowanymi świadectwami oraz arkuszami ocen. Można dla każdego z nich dokonać wydruku, bez konieczności angażowania w ten proces wychowawców klas. W przypadku zauważenia pomyłki, możliwe jest zwrócenie świadectw do edycji, dzięki czemu wychowawca będzie miał możliwość dokonania stosownych poprawek.

W zakładce Przygotowane świadectwa znajdują się informacje dotyczące oddziałów, w których przynajmniej jedno świadectwo zostało oznaczone jako Gotowe do wydruku.

U góry strony dostępne są filtry umożliwiające zawężenie listy oddziałów do konkretnego roku szkolnego, wybranego zestawu wzorów świadectw lub wskazanego nauczyciela.

Dla każdego oddziału wyświetlane są następujące informacje dotyczące:

• roku szkolnego,
• wybranego zestawu wzorów świadectw,
• nauczyciela, u którego znajduje się oddział,
• liczby uczniów w oddziale,
• liczby uczniów, dla których świadectwo zostało oznaczone jako Gotowe do wydruku,
• liczby wydrukowanych świadectw,
• liczby świadectw, dla których zaznaczono opcję Zweryfikowano wydruk. 

Jeżeli oddziału nie ma na liście, oznacza to, że ani jedno świadectwo nie zostało oznaczone jako Gotowe do wydruku.

W zakładce Przygotowane arkusze ocen znajdują się informacje o oddziałach, dla których została dodana kolejna strona arkusza ocen.

U góry strony dostępne są filtry umożliwiające zawężenie listy oddziałów do wybranego zestawu wzorów świadectw lub wskazanego nauczyciela.

Dla każdego oddziału wyświetlane są następujące informacje dotyczące:

• wybranego zestawu wzorów arkusza ocen,
• nauczyciela, u którego znajduje się oddział,
• symbolu oddziału.

Korzystając z opcji Drukuj, możemy wybrać, którą stronę arkusza ocen z danego oddziału chcemy wydrukować. 

Intuicyjne zarządzanie oddziałami

Z poziomu konta administratora szkolnego oraz sekretariatu możliwe jest przeglądanie oraz modyfikacja danych wprowadzonych w oddziałach nauczycieli, jak również dodawanie nowego oddziału. Taka funkcja jest dostępna w widoku Inne → Edycji grup. Warunkiem jest wcześniejsze nadanie przez administratora stosownych uprawnień dla wybranych kont w widoku Inne → Uprawnienia.

Aktualizacja oddziałów

➔ Dla szkół korzystających z rozwiązania LIBRUS Synergia

Jeżeli w trakcie roku szkolnego zmienił się skład klasy, np. został dopisany do niej nowy uczeń, to aktualizacja danych oddziału i zaimportowanie nowej osoby jest możliwe w widoku edycji oddziału. Należy przejść do widoku Oddział → Import danych z LIBRUS Synergia. W tabeli po lewej stronie wyświetlą się nowe osoby, które zostały dopisane do klasy i które będzie można zaimportować do widoku istniejącego oddziału. W tym samym widoku możliwa jest aktualizacja danych dla pozostałych uczniów.

➔ Dla szkół bez rozwiązania LIBRUS Synergia

Administrator szkolny w celu przeniesienia danych ucznia do oddziału innego nauczyciela, może skorzystać z opcji Inne → Kopiowanie danych uczniów. W powyższym widoku należy wskazać nauczyciela, oddział oraz ucznia, którego dane mają zostać skopiowane oraz wybrać Dalej. Następnie wystarczy wybrać nauczyciela i oddział, do którego dane wybranego ucznia zostaną skopiowane. Dodatkowo można zaznaczyć opcję Kopiowanie ocen i frekwencji, dzięki czemu takie informacje również zostaną skopiowane do wskazanego oddziału.

Zmiana wychowawcy i szersze uprawnienia

Jeżeli nastąpiła zmiana wychowawcy klasy, w celu przeniesienia oddziału poprzedniego wychowawcy do nowej osoby, należy z konta administratora przejść do widoku Inne → Uprawnienia do oddziału. Wystarczy wskazać oddział poprzedniego wychowawcy i skorzystać z opcji Zmień, wybierając nazwisko nauczyciela przejmującego obowiązki poprzednika.

Administrator może nadać wybranym nauczycielom Uprawnienia rozszerzone (dostępne po rozwinięciu menu Szkoła), dzięki czemu wybrana osoba będzie mieć dostęp do wszystkich danych uczniów w szkole. Może tym samym uzupełnić świadectwa i arkusze dla wszystkich klas.

Opisane w poradniku procesy można obejrzeć w przygotowanym przez nas filmie. Prezentuje on: zakładanie oddziałów, uzupełnianie świadectw oraz ich wydruk.
Film można zobaczyć tutaj.

Jesteś zainteresowany zakupem aplikacji e-Świadectwa?
Więcej o aplikacji – tutaj.
Kontakt: sprzedaz@librus.pl, tel. 32 350 85 85 wew. *47